Mudanzas de Oficinas

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Los cambio de oficina no son nada sencillos, el mobiliario que las empresas utilizan, en la mayoría de los casos son delicados. Hablamos de computadoras, equipo de copiados, escritorios, pizarras, estantes, etc. Lo mejor que puedes hacer es planear el cambio, destinando un fin de semana o bien un día muy tranquilo para que los empleados puedan separar sus pertenencias personales, así el personal de la empresa de mudanzas podrá empacar y emplayar el mobiliario con mayor facilidad. Elige sólo empresas de mudanzas económicas para tu oficina.

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Pasos a seguir para una mudanza de oficina exitosa

Si se está preparando para una mudanza de la oficina, tendrá como objetivo una interrupción mínima durante el traslado. La planificación, la preparación y la comunicación son clave. Aunque mudar oficinas es una tarea desafiante, hay pasos que puede seguir para que todo funcione sin problemas. Aquí hay una guía práctica para ayudarlo a moverse sin estrés innecesario.

lo primero es lo primero
Una vez que haya decidido hacer el movimiento, comience a ocuparse de los primeros pasos. Idealmente, debe hacer esto de 3 a 6 meses antes de su fecha de mudanza.

Revise su contrato de arrendamiento. Si planea irse temprano, puede costarle su depósito. También puede ser responsable de cualquier rotura o daño al espacio que pueda ocurrir durante el movimiento. Asegúrate de estar al tanto.
Forme un equipo de planificación, que pueda delegar tareas y ser responsable del proceso de mudanza.
Comience a recibir cotizaciones de una variedad de compañías de mudanzas, para encontrar el mejor servicio disponible y la mejor relación calidad-precio.
Averigüe si necesita un seguro de mudanza para equipos y maquinaria importantes.
Establezca su presupuesto móvil para ayudar a evitar el gasto excesivo.

comunicación
Una vez que haya confirmado su fecha de mudanza, es importante informar a las partes internas y externas sobre su próxima reubicación.

Notifique a su actual propietario y / o administrador de la propiedad, y notifique oficialmente.
Notifique a todos los miembros de su equipo la fecha de mudanza y la nueva dirección de la oficina.
Comience una lista maestra de personas a las que necesita enviar un cambio de dirección.
Asegúrese de que su lista de empleados esté actualizada.
Asegúrese de que su lista de clientes y su lista de proveedores de servicios estén actualizadas.
Asegúrese de que todos los miembros del equipo sepan cuáles serán sus responsabilidades con anticipación.
Haga una reserva con su empresa de mudanzas elegida.
Informe a su departamento de TI sobre la marcha y discuta qué tecnología se necesita para el día.
Notifique a los socios locales, afiliados y proveedores sobre el próximo movimiento, especialmente aquellos que se verán afectados por su cambio de dirección e información de contacto.
A quién enviar un aviso de cambio de dirección a:

● Clientes y socios;
● Cualquier organización profesional a la que pertenezca;
● Servicios de papelería;
● bancos e instituciones financieras;
● Cualquier empresa de servicios de alimentos;
● empresa de agua embotellada;
● compañía telefónica;
● Empresas de servicios para fotocopiadoras o impresoras;
● compañías de seguros;
● Cualquier departamento de cuentas;
● Su proveedor de servicios de internet;
● Cualquier servicio adicional que utilice su empresa.

Paso tres: preparación
Ahora es el momento de considerar la logística de trasladar todos sus equipos de oficina de un espacio a otro.

Obtenga un plano detallado de su nuevo espacio.
Mida el nuevo espacio de oficina y planifique cómo va a diseñar las cosas.
Crear un inventario de muebles de oficina existentes.
Consulte con una compañía de muebles para cualquier mueble nuevo que pueda necesitar.
Haga pedidos de muebles y artículos de papelería nuevos si es necesario.
Organizar instalaciones de almacenamiento externo si es necesario.
Asigne códigos de color a cada departamento. Trabaje en un plano de planta detallado y asigne etiquetas codificadas por colores a cada sección del departamento.
Asigne un número a cada empleado y agregue ese número correspondiente a su escritorio y equipo.
Defina y nombre claramente los espacios comunes en su nuevo plano de planta.
Firme cualquier documentación oficial, permisos y licencias.
Reserve plaza de aparcamiento y ascensores para el día de la mudanza.
Organice los servicios de limpieza en su oficina actual y en las nuevas instalaciones.
Finalizar códigos de acceso y seguridad para las nuevas instalaciones.
Envíe un plano de planta detallado a sus motores o programe una reunión en las nuevas instalaciones si es necesario.
Cree un plan de día de mudanza detallado para que lo siga su personal.
Redacte una lista de números de contacto de emergencia para todos los involucrados en la mudanza, así como el mantenimiento del ascensor y la gestión del edificio.
¿Qué debería discutir su equipo de planificación en esta etapa?

Asignación de un miembro de cada equipo para supervisar las responsabilidades de empaque de su departamento.
Decidir sobre los procedimientos de empaque y el diseño.
Redacción de instrucciones para la nueva ubicación, incluidas instrucciones sobre estacionamiento, transporte público, etc.
Reunir un “paquete móvil” para cada miembro del personal, incluido su número de escritorio asignado, código de color e información sobre la nueva ubicación.
Determinar una forma estandarizada de etiquetar computadoras portátiles, pantallas, discos duros, teclados, etc. y asegurarse de que todo el personal esté informado.
Asegurarse de que todos se lleven a casa sus pertenencias y dispositivos personales.
Decidir qué representantes permanecerán en la ubicación actual hasta que el último camión en movimiento se haya ido, y quién irá a la nueva ubicación para supervisar.
Hacer arreglos para que cada departamento vacíe y empaque o selle sus archivadores, etc.
Asegurarse de que los letreros codificados por color y los números de escritorio estén claramente establecidos y marcados en el nuevo espacio.
Asegurar que las claves, códigos de acceso o etiquetas e información de seguridad estén disponibles.

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